승인과 서명 / 전자 서명
전자 서명 요청 보내고 완료하기
게시된 양식에서 서명자를 지정해 요청을 보내고, 수신자의 본인 확인과 서명, 담당자의 진행 추적, 완료 문서 확인과 대량요청까지 진행합니다.
전자 서명은 게시된 PDF 양식에 서명자를 연결해 요청을 보내고, 수신자의 본인 확인·동의·서명 기록과 완료 PDF를 하나의 흐름으로 관리합니다. 이 안내에서는 단건 요청부터 수신자 서명, 담당자 추적, 완료 문서와 대량요청까지 차례대로 설명합니다.
화면 이미지를 선택하면 새 탭에서 원본 크기로 볼 수 있습니다. 예제의 조직·이름·자료는 Demo 데이터이며, 자신의 업무에 맞게 바꿔 사용하세요.
시작하기 전에
- Nexia에 로그인하고 요청을 보낼 법인을 선택합니다.
- 단건 요청에는 문서 준비와 요청 생성 권한이 필요합니다. 디렉터리 사용자를 선택하려면 사람과 조직을 조회할 수 있어야 합니다.
- 요청 목록은 요청 조회 권한이 있을 때 열립니다. 완료 PDF를 보거나 내려받으려면 완료 문서 권한이 추가로 필요합니다.
- 대량요청에는 단건 요청 권한과 별도의 대량요청 권한이 필요합니다.
- 외부 수신자의 이름과 이메일을 입력하기 전에 해당 정보를 업무 목적으로 사용할 수 있는지 확인합니다.
- 업무 양식이 아직 없다면 먼저 전자 서명 양식을 만들고 게시합니다.
요청 정보 조회와 보호된 완료 PDF 조회는 별도 권한입니다. 요청 행이 보여도 완료 문서를 내려받지 못할 수 있습니다.
누가 어느 화면에서 진행하나요?
| 담당 | 이 가이드에서 하는 일 | 다음 사람에게 넘어가는 시점 |
|---|---|---|
| 요청 담당자 | 양식을 고르고 서명자·인증 방법을 지정한 뒤 요청 | 요청 생성 후 수신자에게 초대가 전달됨 |
| 수신자 | 본인 확인, 문서 검토, 동의와 서명 | 서명 완료를 확정한 뒤 담당자가 진행을 확인함 |
| 요청 담당자 | 전체 서명 진행과 완료 PDF 확인 | 모든 필수 서명과 완료 문서 준비가 끝났을 때 |
수신자 단계부터는 서명할 사람의 화면입니다. 요청 담당자가 로그인한 자신의 화면에서 외부 수신자의 서명을 대신 진행하는 절차가 아닙니다.
게시된 양식에서 요청 시작하기
업무에서 제공된 게시 양식 상세를 엽니다. 양식 이름, 적용 범위, 버전과 서명 진행 방식을 확인한 뒤 전자 서명 요청을 선택합니다. 여러 사람에게 각각 독립된 요청을 만들려면 대량요청을 선택합니다.
게시된 서비스 이용 동의서에서 단건 요청과 대량요청을 시작할 수 있습니다.
게시됨·폐지 예정·폐기됨 상태의 양식은 변경할 수 없습니다. 요청 전에 문서와 서명란이 현재 업무에 맞는지 확인하세요.
서명자와 인증 방법 지정하기
각 서명자 칸마다 디렉터리의 사람을 선택하거나 일회성 외부 수신자의 이름과 이메일을 입력합니다.
- 요청 유효 기간을 일 단위로 입력합니다.
- 디렉터리 인물 또는 외부 수신자를 선택합니다.
- 외부 수신자라면 이름과 이메일을 입력합니다.
- 제공되는 인증 방법에서 요청 비밀번호 또는 이메일 인증 코드를 선택합니다.
- 서명자가 두 명 이상이면 양식의 서명 진행 방식과 서명 순서를 다시 확인합니다.
이 예시는 외부 수신자 한 명에게 이메일 인증 코드를 요구합니다.
**자유 서명(순서 없음)**은 모든 서명자에게 동시에 초대를 보내고 각자 원하는 순서로 완료하게 합니다. 순차 서명은 앞 서명자의 결과가 반영된 문서를 다음 서명자에게 전달합니다. 진행 중에는 이 순서를 바꿀 수 없습니다.
요청할 PDF를 최종 검토하기
다음을 선택하면 요청에 사용할 정확한 PDF가 준비됩니다. 문서 페이지와 서명자별 필드를 검토한 뒤 전자 서명 요청을 선택합니다.
확인할 내용은 다음과 같습니다.
- 문서 제목과 페이지 수가 맞는지
- 이름·서명·서명일시 필드가 올바른 서명자에게 배정됐는지
- 필수 서명 필드가 문서의 서명란에 놓였는지
- 요청별로 추가한 텍스트나 필드가 허용 범위 안에 있는지
- 요청 유효 기간과 수신자 이메일이 맞는지
요청이 생성되면 Nexia가 초대를 전송하고 담당자는 전자 서명 요청 목록에서 진행 상태를 확인할 수 있습니다.
수신자가 본인 확인하기
직원 셀프서비스 권한이 부여된 내부 서명자는 전자 서명 내비게이션의 요청받은 전자 서명을 열 수 있습니다. 목록에는 로그인한 사용자에게 연결된 인물로 배정된 요청만 표시됩니다. 서명 가능 요청은 기본적으로 실제 새 브라우저 탭에서 열리고, 현재 탭에서 열기를 선택해 같은 서명 화면으로 이동할 수도 있습니다. 순차 서명의 내 차례 대기 요청은 목록에는 보이지만 아직 열 수 없습니다. 외부 수신자와 기존 이메일 전용 요청은 초대 메일에서만 진입합니다.
수신자는 최신 초대 메일의 보안 링크로도 진입할 수 있습니다. 메일과 요청받은 전자 서명 중 어느 경로로 들어와도 요청에서 지정한 본인 확인 단계를 모두 완료해야 합니다. 로그인한 상태여도 이메일 인증 코드나 요청 비밀번호가 생략되지 않습니다. 이메일 인증 코드를 사용한다면 인증 코드 전송을 선택하고, 받은 일회용 코드를 입력한 뒤 확인을 선택합니다.
인증 코드는 제한된 시간과 시도 횟수 안에서만 사용할 수 있습니다. 새 코드를 요청하면 이전 코드는 사용할 수 없습니다. 초대 링크가 만료되거나 교체됐다면 요청 담당자에게 최신 초대를 요청합니다.
문서를 검토하고 서명 완료하기
본인 확인이 끝나면 수신자는 다음 순서로 진행합니다.
- PDF 전체와 자신에게 배정된 필드를 검토합니다.
- 전자 서명 동의문을 읽고 동의 체크박스를 선택합니다.
- 동의하고 계속하기를 선택합니다.
- 서명 필드를 선택해 직접 그리기, 입력 또는 이미지 업로드 방식 중 제공되는 방법으로 서명합니다.
- 미작성 필드가 0개인지 확인하고 서명 완료를 선택합니다.
- 되돌릴 수 없다는 안내를 확인한 뒤 완료를 확정합니다.
수신자는 자신에게 배정된 필드만 입력할 수 있습니다. 완료 후에는 서명 기록이 보관되며, 완료 문서가 준비되면 수신자 완료 화면과 권한이 있는 담당자 화면에서 내려받을 수 있습니다.
요청 상태와 서명자 진행 확인하기
전자 서명 내비게이션에서 전자 서명 요청을 엽니다. 목록에서 문서, 서명 방식, 서명자, 상태, 완료 인원, 요청 시각과 만료 시각을 함께 확인할 수 있습니다.
요청 상세에는 각 서명자의 다음 시각이 구분되어 표시됩니다.
- 초대와 전송 요청 시각
- 초대 전송 시각
- 본인 확인 시각
- 문서 열람 시각
- 전자 서명 동의 시각
- 서명 완료 시각
순차 서명에서는 현재 서명자와 완료 인원을 함께 확인합니다. 현재 차례의 서명자에게만 초대를 다시 보낼 수 있고, 완료된 서명자의 재전송은 비활성화됩니다. 요청이 완료·거절·만료·취소 같은 최종 상태가 되면 요청 취소와 재전송 작업을 사용할 수 없습니다.
완료 PDF와 타임라인 확인하기
전자 서명 내비게이션에서 전자 서명 완료 문서를 선택합니다.
- 문서나 서명자 이름으로 검색합니다.
- 문서를 열어 요청 시각, 완료 시각과 모든 서명자를 확인합니다.
- PDF 미리보기에서 서명이 합성된 최종 문서를 확인합니다.
- 전자 서명 완료 문서 다운로드로 보호된 PDF를 내려받습니다.
- 전자 서명 요청 보기로 원래 요청의 진행 기록과 대조합니다.
타임라인은 본인 확인, 문서 열람, 서명 동의와 서명 완료를 순서대로 보여줍니다. 완료 문서와 증적은 일반 첨부파일 화면에 나타나지 않으며, 전용 전자 서명 화면이 테넌트·법인·연결 리소스와 콘텐츠 권한을 다시 확인합니다.
여러 수신자에게 대량요청 보내기
대량요청은 한 문서에 여러 사람이 함께 서명하는 기능이 아닙니다. 선택한 각 수신자 그룹마다 독립된 문서와 전자 서명 요청을 만듭니다.
- 게시된 양식에서 대량요청을 선택합니다.
- 외부 수신자를 직접 추가하거나 Excel 양식 받기로 받은 파일을 작성해 업로드합니다.
- 수신자 이름, 이메일, 인증 방법과 만료 기간을 확인합니다.
- 미리보기에서 제외된 행과 보완이 필요한 행을 정리합니다.
- 검토 화면에서 각 수신자가 독립된 요청으로 구성됐는지 확인합니다.
- 계속 진행하고 전송 확인 창에서 승인을 확정합니다.
전송 뒤 상세 화면은 문서 준비와 요청 생성 상태를 행별로 갱신합니다. 아래는 앞의 두 수신자 검토와 별도로 네 수신자를 준비한 Demo 결과 예시입니다. 자신의 요청에서는 검토한 수신자 수와 행 이름이 결과와 일치하는지 확인하세요.
요청 생성됨인 행은 요청 열기로 개별 요청을 확인할 수 있습니다. 일부 행만 성공하거나 실패할 수 있으므로 전체 배치 상태만 보지 말고 각 행의 결과를 확인하세요. 배치의 완료 수는 개별 요청이 서명 완료·거절·만료·취소 같은 최종 상태가 될 때 증가합니다.
문제가 있을 때
- 전자 서명 요청 또는 대량요청 버튼이 없다면 양식 상태, 현재 법인과 권한을 확인합니다.
- PDF 준비가 끝나지 않으면 준비 단계가 완료될 때까지 기다린 뒤 다시 확인합니다.
- 재전송이나 취소가 비활성화됐다면 요청이 최종 상태이거나 해당 서명자가 현재 순서가 아닐 수 있습니다.
- 완료 문서가 보이지만 다운로드할 수 없다면 완료 PDF 조회 권한을 확인합니다.
- 수신자가 초대를 열 수 없다면 가장 최근에 전송된 초대인지, 링크가 만료되지 않았는지 확인합니다.
- 새 서명 탭이 차단되면 Nexia의 팝업을 허용하거나 요청받은 전자 서명에서 현재 탭에서 열기를 선택합니다.