전자 서명 양식 만들고 게시하기

전자 서명 양식은 이후 요청에서 사용할 원본 문서, 서명자 구조, 필드 위치와 서명 진행 방식을 고정합니다. 이 안내는 양식 작성과 게시까지만 다룹니다. 게시 후 요청 전송, 서명 진행과 완료 확인은 별도의 요청 가이드를 이용하세요.

화면 이미지를 선택하면 새 탭에서 원본 크기로 볼 수 있습니다. 예제의 조직·이름·자료는 Demo 데이터이며, 자신의 업무에 맞게 바꿔 사용하세요.

시작하기 전에

• 전자 서명 양식 관리 권한이 있는 계정으로 Nexia에 로그인하고 양식을 소유할 Legal Entity(법인)를 선택합니다.
• 최종 승인된 업무 문서를 준비합니다. Nexia는 PDF, Word, HWP, HWPX 원본을 지원하며 PDF와 한글 문서는 안전한 PDF로 변환합니다.
• 필요한 서명자 수, 서명 순서와 각 서명자가 작성할 필드를 미리 정합니다.
• 양식 적용 시작일과 업무 사용 승인을 확인합니다.

게시하면 문서, 서명 진행 방식, 서명자 필드와 정책이 고정됩니다. 게시 전에 초안 전체를 검토하세요.

전자 서명 양식 열기

전자 서명 → 전자 서명 양식을 엽니다. 목록에서 양식 이름, 버전, 유형, 범위, 적용 시작일과 상태를 확인한 뒤 양식 만들기를 선택합니다.

목록의 초안은 아직 작성 중인 버전이고, 게시됨은 요청 담당자가 사용할 수 있는 고정 버전입니다.

양식 정보와 원본 파일 입력하기

양식 이름, 범위, 양식 유형, 적용 시작일과 설명을 입력합니다. 승인된 원본 파일을 업로드하고 원본 상태가 준비 완료가 될 때까지 기다립니다.

파일 이름만 확인하지 말고 생성된 모든 페이지를 확인하세요. 변환 과정에서 페이지 구성이 달라질 수 있으므로 서버에서 만든 미리보기가 필드 배치의 기준 문서입니다.

서명 진행 방식 정하기

서명자 필드를 배치하기 전에 진행 방식을 선택합니다.

• 자유 서명(순서 없음)은 모든 서명자에게 초대를 동시에 보내며 각자 원하는 순서로 완료합니다.
• 순차 서명은 앞 서명자의 결과가 반영된 뒤 다음 서명자에게 문서를 전달합니다.

순차 서명에서는 모든 서명자에게 겹치지 않는 순서를 지정하고 최종 순서를 확인합니다. 이 순서는 양식에서 생성하는 모든 요청에 적용됩니다.

서명자 역할 구성하기

문서 요소 배치의 서명자 패널에서 추가를 선택해 필요한 서명자를 만듭니다. 각 서명자 자리가 누구를 의미하는지와 선택한 진행 방식에 맞는 순서를 확인합니다.

서명자별 필드 배치하기

각 서명자의 필드를 실제 PDF 페이지 위에 놓습니다.

1. 모든 필수 서명자에게 최소 한 개의 필수 서명 필드를 둡니다.
2. 문서에 필요한 서명자 이름, 서명일시, 텍스트, 체크박스, 날짜 또는 선택 목록 필드를 추가합니다.
3. 각 필드를 PDF의 실제 입력란 위로 옮기고 크기를 조정합니다.
4. 입력값이 분명하지 않은 필드는 필드 설정에서 짧은 입력 안내를 작성합니다.
5. 요청 담당자가 매번 사람을 지정해야 한다면 서명자 지정을 요청할 때마다 선택으로 둡니다. 업무상 고정된 출처가 필요하면 제공되는 고정 지정 방식을 선택합니다.

아래는 위치 조정 전 화면입니다. 로고와 제목 위에 놓인 서명 필드를 그대로 사용하지 마세요. 문서의 실제 서명란이 있는 페이지로 이동해 필드를 옮기고, 서명자와 필수 여부를 다시 확인합니다.

화면 맞춤과 읽을 수 있는 확대 비율에서 모든 페이지를 확인하세요. 필수 필드가 문서 밖이나 잘못된 페이지에 있으면 다른 설정이 맞아도 수신자가 서명을 완료하지 못할 수 있습니다.

최종 위치는 실제 서명란에서 확인하기

아래는 별도의 요청 가이드에서 촬영한 수신자의 서명 입력 화면입니다. 문서 아래쪽의 실제 서명란에 서명이 들어가며 본문이나 로고를 가리지 않는 위치를 참고하세요. 양식 편집기의 화면이나 위 두 서명자 초안의 게시 결과는 아닙니다.

양식에서는 각 필드의 대상 서명자·페이지·위치를 확인한 다음 저장합니다. 서명자 두 명을 사용하는 경우 각자의 서명란을 마련하고 서로 겹치지 않게 배치하세요.

초안을 만들고 검토한 뒤 게시하기

양식 만들기를 선택하면 초안이 저장됩니다.

미리보기하고 게시하기

저장된 초안을 열어 다음 내용을 다시 확인합니다.

• 원본 PDF, 페이지 수와 적용 시작일
• 양식 범위와 설명
• 모든 필수 서명자와 서명 필드
• 자유 서명 또는 순차 서명 진행 방식
• 서명 순서와 서명자 지정 방식

검토가 끝났을 때만 게시를 선택합니다. 상태가 게시됨으로 바뀌면 권한이 있는 담당자가 해당 양식에서 단건 전자 서명 요청 또는 대량요청을 시작할 수 있습니다.

게시된 양식 안전하게 변경하기

게시됨·폐지 예정·폐기됨 상태의 양식은 변경할 수 없습니다. 문서, 필드 또는 진행 방식을 바꿔야 하면 새 버전 만들기를 선택하고 새 초안을 수정·검토한 뒤 게시합니다. 이미 생성된 요청은 요청을 만들 때 선택한 기존 버전을 계속 참조합니다.

담당자가 후속 버전으로 전환할 시간이 필요하면 기존 양식을 폐지 예정으로 바꾸고, 새 요청에 더 이상 사용하면 안 될 때 폐기합니다.

문제가 있을 때

• 전자 서명 양식 또는 양식 만들기가 보이지 않으면 현재 Legal Entity와 양식 관리 권한을 확인합니다.
• 원본 준비가 끝나지 않으면 변환 완료를 기다린 뒤 미리보기를 다시 만듭니다.
• 게시를 선택할 수 없으면 적용 시작일, 원본 준비 상태, 필수 서명 필드, 서명자 지정과 순차 서명 순서를 확인합니다.
• 필드가 잘못된 페이지에 있으면 해당 페이지를 먼저 선택해 다시 배치하거나 필드 작업의 문서에서 찾기를 사용합니다.
• 게시된 양식에 오류가 있다면 새 요청에 계속 사용하지 말고 새 버전을 만들어 수정본을 게시합니다.

더 알아보기

• 전자 서명 요청 보내기와 완료 확인
• 전자 서명의 제품 역할 살펴보기
• 전체 사용 가이드